Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde çalışan personelin hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport işlemlerini kolaylaştıracak yeni uygulamayı kullanıma açtı. Personel Bilgi Sistemi (PBS) üzerinden yürütülecek yeni sistemle birlikte pasaport başvuruları elektronik ortamda alınacak ve onaylanarak doğrudan ilgili kuruma iletilecek.
ÜNİVERSİTELERE RESMİ YAZI GÖNDERİLDİ
YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından 13 Kasım 2026 tarihinde devlet üniversitelerine gönderilen resmi yazıyla, Personel Bilgi Sistemi bünyesinde hazırlanan "Pasaport İşlemleri" modülünün kullanıma açıldığı duyuruldu.
Yeni uygulama sayesinde üniversite çalışanlarının yeşil ve gri pasaport talepleri dijital ortamda değerlendirilecek. Böylece başvuru sürecindeki fiziki evrak işlemlerinin azaltılması hedefleniyor.
YEŞİL VE GRİ PASAPORT BAŞVURUSU NASIL YAPILACAK?
Yeni sistemden yararlanmak isteyen üniversite personeli, pbs.yok.gov.tr adresine giriş yaparak "Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu" bölümünden talep oluşturabilecek.
Başvurular öncelikle personelin görev yaptığı üniversitenin ilgili birimi tarafından incelenecek. Uygun bulunan talepler, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanarak Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) gönderilecek.
Personel bilgilerinde eksiklik veya hata bulunması halinde gerekli düzeltmeler üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yapılacak.
EK BELGE GÖNDERME ZORUNLULUĞU KALKTI
Yeni uygulamanın en dikkat çeken değişikliklerinden biri de belge gönderme zorunluluğuyla ilgili oldu. Elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye dijital ortamda iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine gerek kalmayacak.
Böylece üniversite personelinin pasaport talep ve onay süreçlerinde ek evrak hazırlama ve gönderme işlemleri ortadan kaldırılacak.
EMEKLİ VE GÖREVDEN AYRILAN PERSONEL DE KAPSAMDA
Yeni uygulama yalnızca aktif olarak çalışan üniversite personelini kapsamıyor. Emekli olan veya istifa ederek görevinden ayrılan kişilerin pasaport talep belgeleri de sistem üzerinden hazırlanabilecek.
Bu kapsamdaki işlemler, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yetkilendirilen personel aracılığıyla yürütülecek.
ÜNİVERSİTELERDE İKİ AYRI YETKİLİ GÖREVLENDİRİLECEK
YÖK, yeni sistemin uygulanabilmesi için üniversitelerden iki ayrı yetkilendirme yapmasını istedi.
Pasaport Onay Yetkilisi, sisteme iletilen başvuruları inceleyerek uygun bulunan talepleri onaylayacak, gerekli durumlarda ise başvuruları iade edebilecek. Pasaport İmza Yetkilisi ise onaylanan başvuruları elektronik imzayla tamamlayarak NVİ'ye gönderilmesini sağlayacak.
Yeni sistemle birlikte devlet üniversitelerinde çalışan ve emekli olan personelin yeşil ve gri pasaport işlemlerinin daha az evrakla yürütülmesi amaçlanıyor.